Ministerio de Seguridad
Área: Dirección General de Administración
Búsqueda Interministerial | COD.
MSG5656 | Vacantes:
3
Puesto:
Asistente de Soporte Administrativo
Alcance del puesto:
Asistir en la gestión integral del área administrativa y la relación con usuarios internos y externos.
Tareas a realizar:
1)) Área Automotor – Dirección de Servicios Generales
Colaborar en la gestión administrativa vinculada al uso, mantenimiento y control de los vehículos oficiales asignados al Ministerio.
Registrar y actualizar la información correspondiente al parque automotor en los sistemas establecidos, garantizando la trazabilidad de los movimientos vehiculares.
Asistir en la organización y seguimiento de las solicitudes de uso de vehículos, autorizaciones, asignaciones y partes diarios de conducción.
Elaborar y archivar la documentación respaldatoria de los servicios prestados por el área, incluyendo órdenes de servicio, formularios y reportes.
Realizar tareas de carga de datos, confección de planillas, generación de reportes e informes periódicos según requerimientos del área.
Colaborar en la coordinación de turnos para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos oficiales, en conjunto con los talleres autorizados.
Brindar apoyo en la tramitación de seguros, siniestros, verificaciones técnicas vehiculares, renovaciones de documentación y otras gestiones asociadas.
Asistir en la articulación con choferes, responsables de áreas y proveedores externos, garantizando una adecuada comunicación y seguimiento de tareas.
Mantener actualizado el archivo físico y digital del área, conforme a los lineamientos de la Dirección de Servicios Generales.
Colaborar en tareas administrativas generales que le sean requeridas por la jefatura del área.
2)) Área Mesa de Entradas – Dirección de Servicios Generales
Recepcionar, registrar y distribuir la documentación ingresada al organismo, asegurando su correcta derivación a las áreas correspondientes.
Clasificar y ordenar la documentación recibida, garantizando la trazabilidad y el adecuado archivo físico y digital según normativa vigente.
Realizar la carga de documentos y expedientes en los sistemas oficiales (por ejemplo, GDE), generando carátulas, pases y registros correspondientes.
Gestionar el envío y seguimiento de documentación oficial a otras dependencias del Ministerio u organismos externos, conforme a los procedimientos establecidos.
Brindar asistencia al personal y a los usuarios en relación con el ingreso, estado y localización de expedientes, notas y actuaciones.
Coordinar la recepción y remisión de sobres, paquetes y correspondencia institucional, asegurando su correcta distribución y registro.
Colaborar en la elaboración de reportes periódicos sobre el volumen y tipo de documentación gestionada por el área.
Mantener actualizado el archivo físico y digital de documentación ingresada y remitida, conforme a los criterios establecidos por la Dirección.
Asistir en la articulación con otras áreas del organismo a fin de garantizar una gestión documental eficiente y oportuna.
Cumplir con otras tareas administrativas que le sean asignadas por la jefatura del área, en el marco de sus competencias.
3)) Área de Control Formal de Expedientes – Dirección de Servicios Generales
Realizar la verificación formal de expedientes administrativos (convenios, resoluciones, contrataciones, etc.), asegurando el cumplimiento de los requisitos normativos y procedimentales.
Controlar la integridad documental y la correcta foliatura, firmatura y caratulación de las actuaciones.
Verificar la adecuada incorporación de antecedentes, dictámenes y elementos requeridos según la naturaleza del trámite.
Registrar y actualizar el estado de los expedientes en los sistemas de gestión documental electrónica (GDE u otros que indique la normativa vigente).
Detectar y señalar omisiones, errores o inconsistencias formales en las actuaciones para su subsanación por parte de las áreas correspondientes.
Asistir en la redacción de notas, informes u observaciones vinculadas al control formal de la documentación tramitada.
Articular con otras áreas técnicas o administrativas del organismo a fin de garantizar la correcta tramitación de los expedientes.
Archivar y mantener el resguardo de copias y respaldos de los documentos revisados conforme a los criterios de la Dirección.
Colaborar en el seguimiento y trazabilidad de los trámites, aportando a una gestión eficiente, ordenada y transparente.
Ejecutar otras tareas administrativas relacionadas con la función de control formal que le sean asignadas por la jefatura del área.
Dedicación horaria
:
Lunes a Viernes de
09:00 a 17:00 hs
Lugar de Trabajo:
Mexico N° 12,
Comuna 1, Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Requisitos personales para desempeñar el
puesto
Requisitos
excluyentes
Estudios :
Secundario
Herramientas
Informáticas:
Manejo integral del Paquete Office y GDE
Idiomas:
No es requerido.
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